Banda Aceh Manfaatkan "Record Center" Menuju Kota Tertib Arsip

Nusantaratv.com - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh mulai melakukan penyimpanan arsip inaktif dalam record center (pusat arsip) sebagai salah satu upaya untuk menuju kota tertib arsip.

"Penyimpanan ini kita lakukan dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pemanfaatan pusat arsip ini untuk memudahkan pencarian arsip," kata Kepala Dispersip Banda Aceh Alimsyah di Banda Aceh, Jumat.

Alimsyah menyampaikan penyimpanan pada pusat (depo) depo arsip ini dapat memudahkan pengelola untuk menjaga keselamatan arsip, serta mempercepat penemuan arsip yang dibutuhkan.

"Semoga langkah ini bisa berbagi dengan OPD (organisasi perangkat daerah) di lingkungan Pemkot Banda Aceh guna mewujudkan asas tertib arsip sesuai yang telah diamanatkan negara," ujarnya.

Alimsyah menjelaskan arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya secara terus-menerus. Artinya, arsip dengan kegiatannya sedang berjalan pada bidang masing-masing, yaitu 2022 dan 2021, dan pengarsipan dokumen itu ada pada bidang masing-masing OPD.

Sementara arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Dimana arsip yang sudah jarang digunakan, yaitu 2019 dan 2020. Pengarsipan arsip inaktif ada pada sekretariat, disimpan dalam depo arsip tersebut.

"Adapun depo arsip adalah sebuah ruangan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dengan sarana rak arsip dan kotak arsip sesuai ketentuan yang berlaku," katanya.

Alimsyah menambahkan pembinaan kearsipan sudah dilaksanakan ke beberapa OPD dalam dua tahun terakhir, di antaranya BPKK, Bappeda, Dinas Perhubungan, Dinas Koperasi UKM dan Perdagangan, Bidang Pemerintahan Sekretariat Daerah, dan DisdukCapil Kota Banda Aceh.

"Kami berharap, selanjutnya pembinaan ini diikuti oleh OPD lainnya, sehingga terwujudnya Banda Aceh yang lebih tertib arsip sesuai kaidah kearsipan," ujarnya.

Terhadap arsip statis yang sudah berusia antara 10 sampai 15 tahun, lanjut Alimsyah, akan diadakan pemusnahan, setelah sebelumnya diteliti mana arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipermanenkan.

"Arsip-arsip yang akan dipermanenkan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah, yaitu Dispersip Kota Banda Aceh," kata Alimsyah.(Ant)